Office Automation / Tata Naskah Dokumen Elektronik (TNDE)

Tahapan:
Produk Stabil
kategori:
Otomasi & Administrasi Kantor

Latar Belakang

S aat ini perkembangan teknologi informasi sudah sangat pesat . Dunia usaha dituntut untuk selalu berbenah dan beradaptasi agar kompetitif. Teknologi yang dahulunya hanya bersifat nilai tambah lebih (added value) sekarang sudah menjadi standar nilai , prosedur yang harus dilakukan agar tidak tertinggal.

Di sisi lain saat ini dunia dihadapkan pada situasi yang kurang menguntungkan dengan adanya pandemi. Teknologi IT seperti video conference (zoom, google meet , go to meeting), presensi berbasis wajah atau lokasi yang dahulunya hanya dimanfaatkan oleh perusahaan – perusahaan besar telah memaksa dunia usaha baik di sektor bisnis , pendidikan , kesehatan dan sektor lainya untuk menggunakannya.

PT Sabin Solusi Sejahtera sebagai perusahaan penyedia jasa di bidang IT dan telah lama berpengalaman menyimpulkan bahwa saat ini diperlukan teknologi yang tepat guna untuk menjawab tantangan tersebut. Tantangan yang ada di era pandemi adalah E-office atau biasa juga dikenal aplikasi office automation, sistem yang mendukung untuk selalu menjaga protokol kesehatan diantaranya jaga jarak, selalu menggunakan masker, & work from home jika situasi memasuki masa PSBB, lock down, menghindari kontak fisik dan lain sebagainya seperti yang dianjurkan oleh pemerintah.

Tata Naskah Dokumen Elektronik (TNDE)

Dari berbagai pengalaman di bidang IT, PT Sabin Solusi Sejahtera menawarkan solusi di era new normal ini yakni Elektrtronic office /Office Automation . Office Automation merupakan sistem yang dirancang agar proses-proses bisnis di intansi / perusahaan dapat otomatis diantaranya adalah proses administrasi berkas dan surat menyurat. Benefit / manfaat yang bisa didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ini dapak kami jelaskan pada bab selanjutnya.

Tata naskah dokumen surat merupakan hal yang wajib dilakukan untuk kepentingan keterbukaan dan akuntabilitas. Demikian pula distribusi pekerjaan (penugasan) perlu dipantau secara terus menerus dari waktu ke waktu dan dari hari ke hari agar berjalan sebagaimana yang diharapkan dan selesai tepat pada waktunya. Namun demikian jika hal tersebut dilakukan secara manual, maka tentu akan menyita banyak waktu dan kurang rapi, serta akan mengalami kesulitan jika sewaktu-waktu ingin diketahui status surat atau status penyelesaian kegiatan tertentu.

Salah satu alur proses penanganan surat non elektronik (manual):

Surat dari PT xyz ditujukan kepada kepala dinas / pimpinan perihal permohonan presentasi kepada Kepala Dinas diterima bagian resepsionis
Surat diserahkan ke mail room (biasanya bagian umum/ keseketariatan)
Surat ditulis ke agenda surat oleh petugas input surat
Surat diserahkan ke pimpinan petugas surat (Kepala bagian umum) untuk mendapatkan petunjuk kemana tujuan surat, klasifikasinya
Petugas surat membuat kartu kendali surat kepada kepala dinasà
Surat yang sudah diberi kartu kendali surat diserahkan ke sekretaris / asisten Kepala Dinasà
Sekretaris memberikan tanda terima surat / cukup memaraf agenda surat
Kepala Dinas membaca surat dan mendisposisikan surat misal ke tiga bagian dengan petunjuk aksi untuk dipelajari dan hadir dalam presentasi
Petugas surat menfotocopy surat dan membuatkan kartu kendali yang berisi petunjuk disposisi dan diserahkan ke tiga bagian

Tujuan dari alur SOP penangan surat yang sekilas cukup panjang ini sebenarnya adalah :

Memastikan surat tepat pada tujuan surat
Pengarsipan
Fungsi koordinasi antar bagian
Fungsi legalitas

Dari langkah-langkah diatas sudah terlihat adanya suatu SOP namun masing-masing langkah akan memakan waktu karena tidak otomatis dan tidak terintegrasi pada suatu sistem. Ditambah dengan situasi pandemin yang saat ini , jika kondisi tidak menguntungkan perlu adnya pembatasan dibeberapa sektor usaha dan pelayanan sehingga banyak kantor yang menerapkan WFH (Work from home) secara bergilir .Untuk itu diperlukan suatu tata cara, mekanisme mengarsip (filing) yang sistematis, efektif dan efisien dan mendukung proses persetujuan , disposisi, dan bisnis tetap berjalan meskipun dalam pandemi WFH. E-Office merupakan solusi yang menawarkan sistem pengarsipan dengan memanfaatkan keunggulan teknologi informasi berbasis web dan android (optional)

Dengan E-Office kegiatan penanganan surat dapat di ilustrasikan sebagai berikut:

Surat dari PT xyz ditujukan direksi perihal permohonan presentasi kepada Kepala Dinas diterima bagian resepsionis.
Petugas menginputkan atribut surat ke aplikasi efiling berbasis web termasuk hasil scaner dokumen asli surat.
Pejabat berwenang (biasanya kabid umum) akan mendapatkan alarm agar segera membuka aplikasi efilling melalui browser smart phone / komputer. Pimpinan petugas surat menverifikasi dengan cukup membaca atribut tujuan surat kabid mencontreng dari daftar tujuan yang ada di aplikasi.
Setelah diverifikasi Kepala Dinas akan menerima alarm di HP yang menginformasikan adanya surat yang masuk dan segera bisa meniindaklanjuti dengan membuka aplikasi melalui browser smart phone/ komputer.
Melalui aplikasi efiling berbasis web Kepala Dinas cukup mudah menindak lanjuti surat. Kepala Dinas dengan mudah melakukan disposisi berikut petunjuk aksi sesuai yang diinginkan.

MANFAAT E OFFICE

Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien
Adanya manajemen/SOP surat yang efektif dan efisien
Menghemat biaya duplikasi data (fotocopy)
Efektif & efisien untuk sistem dokumen mengalir (persetujuan/aproval)
Alur persetujuan dan ”mengetahui” setiap jabatan yang ada dapat dikonfigurasi dan mengacu pada struktur organisasi instansi.
Mempercepat distribusi / respon surat atau dokumen
Lama respon pegawai terpantau
Meningkatkan kebersihan kantor dari kertas yang berceceran (paperless)
Meningkatkan kinerja team dengan adanya respon yang cepat dan tracking yang jelas
Mempermudah penelusuran surat yang lalu termasuk posisi dokumen asli surat.

TEKNOLOGI SISTEM

System dibangun berbasis Web dan cloud sehingga mudah diakses dari mana pun dan kapanpun dengan kemudahan maintance
Data base support: My SQL dan lainya disesuaikan
Dapat diintegrasikan dengan email, whatsapp, dll.

FITUR

System dibangun berbasis Web dan cloud sehingga mudah diakses dari mana pun dan kapanpun dengan kemudahan maintance
Data base support: My SQL dan lainya disesuaikan
Dapat diintegrasikan dengan email, whatsapp, dll.

STUDI PERBANDINGAN

GAMBARAN SISTEM

Office Automation merupakan sistem yang terintegrasi keseluruh unit kerja. Sistem ini menghandle fungsi managemen terkait dengan tata naskah dokumen elektronik baik untuk surat masuk, surat keluar dan nota dinas. Diagram dibawah menjelaskan pengguna dan aktifitas yang bisa dilakukan di dalam sistem efilling ini.